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Prozessautomatisierung

Was jeden Tag gleich abläuft, muss nicht jeden Tag jemand anklicken.

Ich automatisiere wiederkehrende Arbeitsschritte und verbinde Systeme dort, wo heute noch kopiert, übertragen, erinnert oder nachgefragt wird.

Automatisierung besprechen Ablauf ansehen
  • Anbindung vorher geprüft
  • Ausnahmen bleiben sichtbar
  • Schriftliches Angebot vor dem Start

Wann es sich lohnt

Aus manuellen Übergaben wird ein Ablauf.

Automatisierung lohnt sich vor allem dann, wenn Informationen heute mehrfach eingegeben, Dateien von Hand verschoben oder Status immer wieder per E-Mail nachgefragt werden.

  • Dieselben Informationen werden mehrfach eingegeben
  • Dateien werden von Hand verschoben
  • Der Status wird per E-Mail nachgefragt

So gehe ich vor

Ich schaue mir den bestehenden Ablauf an, prüfe die beteiligten Systeme und automatisiere die Schritte, die zuverlässig ohne manuellen Eingriff laufen können.

  1. Bestehenden Ablauf ansehenWer macht heute was, womit und in welcher Reihenfolge?
  2. Beteiligte Systeme prüfenWelche Programme, Postfächer und Dateien sind beteiligt?
  3. Zuverlässige Schritte automatisierenNur was ohne manuellen Eingriff sicher laufen kann.
  4. Ausnahmen bleiben sichtbar und kontrollierbar.Was nicht eindeutig ist, landet bei dir – statt still im Hintergrund unterzugehen.

Auslöser · Schritt · Ergebnis

Typische Automatisierungen.

Jede Automatisierung folgt demselben Prinzip: Ein Auslöser startet den Ablauf, festgelegte Schritte laufen ohne Klicken, am Ende steht ein Ergebnis. Diese fünf Muster sind typische Beispiele.

  1. Formulare verarbeiten

    Aus einer Formularanfrage entsteht automatisch ein Datensatz, und die Zuständigen werden benachrichtigt.

    Auslöser: Formulargeht ein
    Schritt: Datensatzwird angelegt
    Ergebnis: Benachrichtigungan die Zuständigen

  2. Eingänge prüfen und weitergeben

    Eingehende E-Mails oder Dateien werden geprüft und landen an der richtigen Stelle.

    Auslöser: E-Mail oder Dateikommt an
    Schritt: PrüfungInhalt und Vollständigkeit

    Unklar? Ausnahme an dich.

    Ergebnis: Weitergabean die richtige Stelle

  3. Status löst den nächsten Schritt aus

    Ändert sich ein Status, entsteht die nächste Aufgabe oder eine Erinnerung.

    Auslöser: Statusänderungz. B. „erledigt“
    Schritt: RegelWas kommt als Nächstes?
    Ergebnis: Nächste Aufgabefür die Zuständigen
    oder
    Erinnerungzum richtigen Zeitpunkt

  4. Daten synchronisieren

    Vorhandene Anwendungen tauschen Daten aus, statt dass jemand sie abtippt.

    Auslöser: Änderungin einer Anwendung
    Schritt: AbgleichDaten zuordnen
    Ergebnis: Gleicher Standin beiden Anwendungen

  5. Dokumente und Berichte erzeugen

    Wiederkehrende Dokumente und regelmäßige Berichte entstehen automatisch.

    Auslöser: Zeitplanz. B. monatlich
    Schritt: Daten sammelnaus vorhandenen Quellen
    Ergebnis: Dokumentoder Bericht, fertig erzeugt

Das sind Beispiele. Welche Systeme sich bei dir anbinden lassen, kläre ich vor der Umsetzung.

Deine Aufgabe schildern

Einstieg

Mit einem wiederkehrenden Schritt anfangen.

Eine gute Automatisierung muss nicht sofort den gesamten Betrieb abbilden. Oft bringt ein einziger sauber gelöster Übergang bereits spürbar weniger Rückfragen und doppelte Arbeit.

  • Ein Übergang, der sich jeden Tag wiederholt
  • Im Alltag testen, bevor der nächste folgt
  • Erweitern, wenn es sich bewährt hat
So läuft ein Projekt ab

Vor der Umsetzung

Vorher prüfen, dann verbinden.

Ob ein System angebunden werden kann, hängt von seinen Schnittstellen, Zugängen und Berechtigungen ab. Das kläre ich vor der Umsetzung.

  1. Schnittstellen

    Kann das System Daten automatisch bereitstellen oder entgegennehmen?

  2. Zugänge

    Gibt es einen Zugang, über den die Automatisierung arbeiten kann?

  3. Berechtigungen

    Welche Daten darf die Automatisierung lesen oder ändern – und welche nicht?

  4. Erst dann wird umgesetzt

    Die Umsetzung beginnt erst, wenn diese Fragen geklärt sind. Zeigt sich unterwegs etwas Neues, kläre ich es mit dir, bevor es umgesetzt wird.

Automatisierung

Welche Handgriffe wiederholen sich bei dir ständig?

Beschreibe kurz die beteiligten Systeme und den heutigen Ablauf. Daraus lässt sich schnell erkennen, welche Schritte sich automatisieren lassen.

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